Boas práticas para Gerenciamento de Centros de Tecnologia e Projetos de PD&I

Um grande desafio atual para pesquisadores é a execução de uma gestão eficaz de grandes projetos ou de centros de tecnologia. A transição da carreira técnica para uma carreira gerencial também vem ocorrendo com profissionais do mundo acadêmico. Porém, a excelência desses profissionais na pesquisa e desenvolvimento nem sempre se espelha quando estão atuando em uma função de gestão. 

Pesquisadores têm grande experiência em coordenar pequenos grupos de alunos, orientação em estudos complexos e estruturação de projetos. Mas o maior desafio é quando a escala do projeto cresce exponencialmente.

Como gerir uma equipe com mais de 30 pessoas trabalhando em diversas frentes de trabalho? Garantir que o orçamento e cronograma planejados serão cumpridos? Ou ainda, manter os financiadores e partes interessadas alinhados e satisfeitos com as entregas?

Essas questões explodem nas mãos de pesquisadores, que muitas vezes não tiveram experiências gerenciais em suas carreiras, embora sejam questões das quais até gestores com vivência têm dificuldade para solucionar. 

Nesse texto iremos compartilhar boas práticas para realizar uma gestão de excelência em projetos complexos, como centros de tecnologia e projetos de PD&I. 

1. Planejamento é essencial

Antes de começar a execução do projeto ou das atividades do Centro de Tecnologia, é de extrema importância que seja feito um planejamento detalhado. Um bom plano é aquele que envolve todas as pessoas interessadas na execução: os financiadores, os pesquisadores, membros da equipe e qualquer outra parte interessada na execução desse projeto.

A primeira dúvida que surge nesse momento: O que eu devo planejar? 

Um gerente PMP® iria listar todas as nove áreas do conhecimento que o PMBOK abrange, e ele não estaria errado. Afinal,  o PMBOK é um conjunto de boas práticas de gerenciamento de projetos utilizado em todo o mundo. Porém, pela nossa experiência com centros de tecnologia, os esforços devem ser canalizados em: 

  • Equipe: tenha certeza que a equipe está bem dimensionada, que as funções estão bem distribuídas de acordo com o perfil de cada profissional, que não há ociosidade ou sobrecarga de trabalho e que o salário/bolsa está de acordo com a formação, experiência e valores de mercado;
  • Entregáveis: planeje bem o que será entregue durante o projeto. Para isso, traga os stakeholders para que essa questão esteja muito bem alinhada. Deve-se ter claro o que e quando serão entregues em relação a relatórios, patentes, protótipos ou produtos, incluindo os requisitos/metas de cada um deles;
  • Cronograma financeiro e de atividades: sabe-se que iniciativas que envolvem pesquisa, desenvolvimento e inovação possuem uma incerteza intrínseca em relação às atividades que serão realizadas. A dica é realizar o planejamento detalhado das atividades e aquisições de curto prazo, enquanto as de médio e longo prazos ficam apenas no nível de grandes etapas, dessa forma o esforço não será tão grande planejando.

Ao final desse planejamento, espera-se que esteja claro para todos o que será entregue no horizonte do tempo, como o orçamento está dividido e quem irá executar cada uma das atividades ou frente de trabalho. 

2. Elenque bons líderes

No geral, os centros de tecnologia e projetos complexos de PD&I atuam em diferentes frentes de trabalho com equipes distintas. Não é eficiente, e nem saudável, centralizar toda a gestão nos coordenadores/pesquisadores principais, já que muitas vezes eles têm outros compromissos com a universidade, coordenando pesquisas, orientando alunos e dando aulas.

Dessa forma, elencar algumas pessoas do time que possam assumir um papel de liderança é uma boa saída para uma gestão eficaz. Esses líderes terão a função de:

  • Acompanhar o dia a dia das atividades;
  • Delegar tarefas de acordo com o cronograma;
  • Avaliar tecnicamente os resultados atingidos;
  • Coletar indicadores técnicos e gerenciais (metas, prazos, orçamento…);
  • Motivar a equipe;
  • Reportar aos coordenadores periodicamente.

3. Implemente rotinas eficientes

Por fim, sugerimos que sejam implementadas rotinas que de fato façam a roda do projeto girar. Defina a melhor frequência, datas, duração e participantes para todo tipo de reunião e/ou processo a ser implementado. Não seja burocrático para coisas simples, porém não deixe de cobrar formalidade para os principais entregáveis do projeto.

Importantes rotinas a serem pensadas para a gestão compreendem:

  • Reuniões de planejamento de tarefas (frequência semanal ou quinzenal, apenas com a equipe envolvida nas atividades);
  • Acompanhamento de cronograma e indicadores (frequência mensal, com os líderes e coordenadores);
  • Workshops de discussão de resultados (frequência trimestral ou semestral, com toda a equipe do projeto e parceiros do projeto).

Nesse post, passamos pelos principais pontos para a gestão de um centro de tecnologia e projetos de PD&I. Confira nossos cases e acompanhe nossas redes sociais para mais informações sobre o assunto! 


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